内定通知のメールをもらったら?その対応の仕方を解説!

 

最近では内定の通知をメールで送る企業も増えています。内定通知メールは返信するのがマナーです。返信をする際に正しいマナーで対応しなければマイナスの印象かも。どう対処すればよいのか、例文も交えてお伝えしていきます。

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内定通知のメールは無視せず返信すること

まず、内定通知のメールが届いたら必ず返事をしましょう。「ただの合格通知だから」と返信をしないのは大変失礼です。

 

せっかく評価をして数多くの就活生の中からあなたに内定を出しているので、それに対してのリアクションはしっかりとしましょう。

 

返信する際に気をつけてほしいことがありますので、それらを把握してから返信して下さいね。

内定承諾の返信は24時間以内がベスト

内定通知のメールの返信は早めに返しましょう。

 

早めに返信することであなたの入社したい意欲が伝わり、よい印象を与えることができます。

 

また、企業側も入社するのか辞退するのかは早めに知りたいと思っています。

 

もしあなたが内定を辞退したとすれば企業は再度採用活動を行わなくてはなりません。

 

迷惑をかけないためにも最後までしっかり対応をしましょう。内定通知のメールへの返信はなるべく24時間以内に返信することをおすすめします。

もらった内定通知のメールに返信を

内定承諾を伝えるメールは、企業からもらった内定通知のメールにタイトルを変えず返信するのが無難です。

 

タイトルを変えて送るほうが、丁寧で良いマナーに見えるかも知れませんが、タイトルを変えてしまうと何のメールか分かりづらくなります。

 

例えば「ありがとうございます」などの件名にしてしまったら、何に対してのありがとうなのかわかりませんし、お客様からのお礼のメールだと勘違いされてしまうかもしれません。

 

内定通知の返信メールだと思われず後回しにされる可能性もあります。

 

「Re:」で返信するほうが誰からの返信かもわかりやすいですし、メールの内容も内定承諾か内定辞退かの返事だと、中身を開かなくてもすぐに判断がつきます。

 

件名は原則には変更しなくてよいですが、名前と学校名を追加するとより親切になります。

 

マナーとして電話で内定承諾の返事をしたほうがいいのではないかと考える就活生もいるでしょう。

 

メールで内定通知の連絡がきたのならメールで返信しても失礼にあたりません。

 

わざわざ電話で返事をしなくても大丈夫です。(ただし、電話で内定の連絡がきた場合は電話で連絡するようにしましょう。)

 

企業もメールで内定通知を送っているので、学生からの内定の返事はメールで来ると思っています。

 

連絡方法を変えることで手間がかかってしまったり、行き違いが発生することもあります。

 

連絡方法は変えず、メールで返信するようにしましょう。

内定メールの内容で気をつけるポイントとは?

初めて内定メールを作るときは何を書いたらよいのでしょうか。内定メールの内容にもポイントがあります。

 

ここでは基本的なポイント5つをご紹介しますので、ポイントを参考にして内定メールを作成しましょう。

①ビジネスメールの言い回しを意識する

内定通知のメールに返信する場合は、ビジネスメールの言い回しを意識して文面を作りましょう。

 

基本的なビジネスメールは、「あいさつ」→「名乗り」から始まります。

 

内定通知メールに返信するときのあいさつとは「いつもお世話になっております」で大丈夫です。

 

その後に、「●●大学▲▲部□□学科の〇〇○と申します(名乗り)」というようにフルネームで記載しましょう。

②最初にお礼の気持ちを伝える

企業に対して内定を出してもらえたことにお礼に気持ちを述べて下さい。

 

お礼を伝えることは重要です。内定を承諾し入社する場合でも、内定を辞退する場合でも、膨大な時間を割き、自分を評価してくれた企業にお礼の気持ちを述べることはマナーとして重要です。

 

特別な言葉を用いる必要はありません。自分の言葉でお礼の気持を伝えることが大切です。

 

自分の能力・人間性を評価してくれたことに感謝していることを、内定メールの冒頭に入れて返信をしましょう。

③入社の意志を明確に伝える

入社の意志を明確に伝えるというのも、内定通知のメールに返信する際に押さえておくべきポイントとなります。

 

冒頭でお礼の気持ちを伝えた後に、内定承諾をするのか内定辞退をするのか、自分の意志を伝えて下さい。

 

なるべくメール文の前半で伝えるよう心掛けましょう。

 

入社の意志がメール文の最後の方まで読まないとわからない書き方は読みづらい印象になりますし、明確な言葉をいれず曖昧な表現で書いてしまうと、入社の意志が伝わらず誤解される場合もあります。

 

内定をもらえた喜びと入社したい意志は明確に伝えましょう。

④入社に向け、抱負を伝える

お礼と内定承諾の意志を伝えたら、これから入社するにあたっての抱負を述べてみてください。

 

「内定を承諾します。よろしくお願い申し上げます」だけですと、事務的な印象になってしまいます。

 

「入社までの期間、〇〇のスキルを上げ、すぐに貴社の戦力になれますよう精進致します。」などのような、入社することの抱負を述べるとよいでしょう。

 

仕事への意欲も感じますし、好印象を与えることもできます。あまり長文になってしまうと、ダラダラとした印象にもなります。

 

簡潔にまとめ読みやすさを意識しましょう。

⑤締めのあいさつを入れる

当然ですが学生はビジネスメールに慣れてない人がほとんどです。「締めのあいさつ」は社会人にとっては当たり前のことです。

 

内定メールを送るときは、最後に「今後とも、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます」という文章で締めましょう。

 

メール文を書き終えたら最後に署名を入れえるのも忘れないで下さい。

 

「大学名」「学部学科」「学年」「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」と自分のことを名乗ること、何か合ったときにメールから連絡先がわかるようにしましょう。

 

メールの機能で自動で毎回署名を入れることもできるので、あらかじめ設定すると忘れず手間も省けて便利ですよ。

内定承諾の場合と内定辞退の場合の例文

内定メールのポイントをいくつか挙げてきましたが、実際どんなメールにすればいいのか内定を承諾する場合の例文と内定を辞退する場合の例文をみていきましょう。

 

 

内定承諾メールの例文

件名:Re:選考結果のお知らせ

 

〇〇株式会社

 

人事部担当〇〇〇〇様

 

お世話になっております。

 

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

 

この度は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。

 

ぜひ、貴社にて働かせて頂きたく思います。

 

貴社で働くことが出来ますこと、心から嬉しく思っております。

 

入社までの期間、様々な経験をし、すぐに貴社の戦力になれますよう精進致します。

 

今後ともご指導のほど、宜しくお願いします。

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署名

内定辞退メールの例文

件名:Re:選考結果のお知らせ

 

〇〇株式会社

人事部担当◯◯◯◯様

いつもお世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。

この度は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。

誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させて頂きたく、

ご連絡をさせて頂きました。

 

改めて熟考した結果、

別の会社とのご縁を感じたため誠に勝手ではありますが

 

内定を辞退させて頂きたく存じます。

これまで貴重な時間を割いて頂いたため大変申し訳ありません。

何卒ご理解を頂きたくお願い申し上げます。

貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。

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署名

いかがでしょうか。上記例文も是非参考にしてみて下さい。

 

内定通知のメールの返信をする際にはしっかりマナーを意識して返信をしましょう。

 

内定はゴールではなくスタートです。気持ちよく入社ができるよう、相手がどう感じるかを考え、印象の良いメールを作成して下さいね。

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