選考辞退をしたくなったときの電話・メールでの対処方法

 

選考辞退をしたくなったときの電話・メールでの対処方法

就活を進めていくと選考辞退をしたくなる場合も出てくるでしょう。自分が思っていたのと違ったのであれば選考辞退をすることは悪いことではありません。

 

ではそのときどう対応をしたらいいのでしょうか。その方法を考えていきましょう。

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選考辞退はマナーを守れば問題ない

就活生の中には選考辞退をしていいのか分からないという人も耳にすることがあります。

 

「選考辞退をしたら採用担当の人に怒れるのではないか」「なんだかとても失礼なことをじぶんはしているのではないか」など深く考えてしまう人も多いと思います。

 

しかし基本的に選考辞退は珍しいことではありませんし、採用担当者も特に驚いたりはしません。

 

学生に断られることも想定して採用活動を行っていますので、そこはあまり気にしなくても大丈夫でしょう。

 

ただ選考辞退をする際に、マナーだけは気をつけて下さい。マナーというのは電話やメールで連絡するときの時間帯や言葉遣いなどです。

 

「どうせ辞退するしもういいや」という気持ちで連絡をすると、その気持ちや態度は必ず相手に伝わってしまいます。

 

辞退するとしても時間を割いてくれた相手に感謝の気持ちを持って連絡をしましょう。

実際に選考辞退するときはどうすればいいの?

もし選考辞退の意思が固まったのなら、まずはなるべく早く辞退することの意思を企業に伝えることです。

 

相手の気持ちになって考えて下さい。企業は人が欲しくて採用活動を長い期間かけて行っています。

 

あなたが選考に進んでいるということは、もしかしたら内定を出すことを考えているかもしれません。

 

そんな考えを企業側が持っていたとしたら、あなたが辞退してしまったら改めて代わりになる人材を見つけなくてはいけません。

 

再度選考を1からとなると時間も労力もかかるので、早めに意思を伝えましょう。こういった気遣いは入社した後のビジネスシーンにも関わってくる重要なポイントとなります。

 

今後のためにも「すぐに連絡をする」ということは覚えておくといいでしょう。

 

伝え方は電話かメールのどちらかになります。選考状況にもよりますが電話で伝える方がマナーとしてよいでしょう

 

電話に慣れてなく苦手意識のある学生も多いかと思いますが、やはりすぐに伝えるということを考えると電話のほうが理想的です。

 

選考辞退というのは会社としても選考計画を変更をせざるを得ない出来事です。会社として一刻も早く計画を立て直したいのです。

 

また、メールだと、採用担当者がそのメールを見逃してしまうという可能性があります。

 

採用担当者が複数の仕事を兼任しているということもあります。そうなると日々業務連絡のメールやクライアントからのメールなど様々なメールが届きます。

 

その中で見逃してしまうということも起こり得るのではないでしょうか。電話であれば必ず誰かが取ってくれます。

 

間違いなく確実に選考辞退の内容を伝えることができますし、丁寧な印象も相手に伝わりますので、できれば電話で連絡をしてみましょう。

電話で選考辞退を伝える時に気をつけたいマナー

電話に慣れてないと、何を話したらいいのか分からなくなりますし、緊張しますよね。

 

悪気がなかったとしても何も考えず行動したことが失礼にあたる場合もあります。ここでは電話連絡をする際に意識してほしいことをお話します。

 

選考辞退の電話を入れる時間帯

選考辞退の連絡をする際には時間帯を気にしましょう。企業の営業時間内に連絡するのがマナーになります。

 

一般的には朝の10時~夜の20時ぐらいまでとなります。営業時間外の電話は繋がらなかったり、担当者がいないことが多いのでかえって迷惑になってしまいます。

 

また営業時間内の連絡だったとしても避けたほうがよい時間帯はあります。例えば始業時間やお昼時間は避けたほうがいいです。

 

始業時間は朝礼や打ち合わせなど何かとバタバタしていますので、担当者に電話を取り次いでもらえなかったり、内容をしっかり聞いてもらえない可能性があります。

 

お昼時は通常休憩時間となりますので、外出でいなかったりということが起こりがちです。

 

また、限られた休憩時間に選考辞退の電話を行うのは相手にとって負担になります。なるべくお昼時も避け、ある程度業務がスムーズに流れているお昼すぎから夕方を狙って電話をするのがいいでしょう。

定休日も忘れずに確認を

選考辞退の電話をかける前に企業の定休日を確認しましょう。基本的に土日祝日休みの企業が多いかと思いますが、業界によっては平日に定休日を設けているところも当然ありますので、事前に確認しましょう。

 

緊張しながら電話をかけたのに電話口からお休みのアナウンスが流れてくると、気が抜けて後日改めて電話する気がなくなってしまいます。

 

電話する前に相手の状況を確認すること忘れずに行って下さい。

選考辞退の電話をかける場所にも注意

電話をする際はかける場所に注意して下さい。地下などは電波が悪いので電話をするときはちゃんと電波があるか確認して下さい。

 

また人混みや駅のフォームなども騒音が気になるので電話をかける場所としてはあまり適してないでしょう。

 

電話で確実に内容を伝えるためには、その障害となるものは最初から排除していくべきです。すぐに対応すべき内容ですが、電話をかける場所にはきちんと配慮しましょう。

電話のかけ方の例文

電話が不安な方は手元にしゃべる内容を書いたものを用意し見ながら話しましょう。電話であまりダラダラしゃべるものよくありません。

 

まずは自分の素性を明かし、選考辞退の連絡で電話をしたということを完結に話しましょう。

選考辞退の例文

『お忙しいところすみません。○月○日○時から面接のお時間を頂いている【大学名・氏名】と申します。

 

この度、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。これまでお時間を割いて頂いたのにも関わらず、大変申し訳ございません。

 

本日採用担当者の方はいらっしゃいますでしょうか。

 

(採用担当者に変わってもらったら、同じ内容を繰り返す)』

 

電話で辞退する際にも、辞退させて頂きたいということだけでなく、今まで時間を割いて頂いたお礼も合わせて伝えましょう。

 

辞退する理由は「一身上の都合により」という言い方で大丈夫です。もし理由を聞かれたとしたら正直に答えてもいいですし、社交的な回答でも大丈夫です。

 

回答例

  • 他社様より内定を頂いたため
  • もう少し検討をしてみるという結論に至ったため
  • 改めて熟考したところ、やはり学業に専念したいと思いに至り進学という結論に達したため

 

これらのような返答でいいかと思います。選考辞退の理由を聞いてくる企業はあまりないかと思います。

 

ここは正直に答える必要もありませんので「もし電話でいろいろを質問してきたら」というような心配はしなくて大丈夫でしょう。

メールで選考辞退を伝える時に気をつけたいマナー

電話で選考辞退を伝えるがベストですがメールで送ってはいけないということはありません。選考が始まったばっかりなど、場合によってはメールで送る方法をとるのもよいでしょう。

 

ただしメール文は形として残るものです。こちらも電話同様相手に不愉快な思いをさせないようメール送信時には細心の注意を払って下さい。

選考辞退のメール文の例

『件名:貴社面接の辞退

本文

株式会社●●●●●

人事部

○○○様

 

お世話になっております。

○月○日○時から面接のお時間を頂戴しております【大学名・氏名】と申します。

この度は、一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。

お忙しい中、面接の日程を組んでくださったのにも関わらず、誠に申し訳ありません。

どうぞご了承下さいますようお願い申し上げます。

未筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○大学○○学部4年 【氏名】』

 

選考辞退のメール文は簡潔に

例文を元に解説していくと、何のメールか結論を文章の最初で伝えましょう。今回だと選考辞退をするということです。

 

辞退理由を長々と書いてしまうと読み手にとってストレスになります。また、遠間しな表現や気を遣って曖昧な表現になってしまうと、何のメールなのか判断がつかず、相手も困惑してしまいます。

 

辞退するのであればしっかり「辞退」という言葉を使い、はっきりと意思表示をしましょう。

心配なら添削してもらう

日常生活でビジネスメールを送ることがめったにないため、いまいち言葉遣いや内容があっているか不安に感じるのではないでしょうか。

 

そんなときは第三者に一度添削してもらいましょう。第三者に見てもらうことで自分では気づけなかった「誤字脱字」も防ぐことができます。

 

選考辞退は企業にとってあまりいいものではありません。メールを受け取っても不愉快に感じない内容か、細部まで確認をきちんとしましょう。

メールの返信がなかったら

メールで選考辞退の連絡をしたものの、特に返信のメールがない場合は、電話で確認した方がよいでしょう。

 

こちらが送ったと思っても、もしかしたら迷惑メールに振り分けられている可能性もありますし、担当者が忙しくメールを見ていないという場合もあります。

 

形に残るものなので後でトラブルになることは少ないと思いますが、採用担当者がメール内容を見てくれたか電話で確認を取るほうが確実です。

 

選考辞退は重要な連絡ですので、送ってから1日経っても返信がなければ、一度電話で連絡を入れましょう。

最後に…選考辞退は慎重に考えましょう

選考辞退をすることは悪いことではありませんが、本当に辞退してしまっていいのか連絡する前に改めてよく考えてみて下さい。

 

一度辞退してしまうとそれを取り消すことはできません。例えば自分が第一志望をしていた企業から内定をもらえたのなら他の選考を辞退するという選択はやむを得ないでしょう。

 

問題なのは、特に他の企業から内定も決まっておらず、内定をもらえそうな目ぼしい企業もない状態で選考を辞退してしまうことです。

 

その場合はどうしても辞退しないといけないことなのか、その理由とは何かを改めて考えてみて下さい。

 

内定をもらったから絶対その企業に勤めないといけないということはありません。

 

とりあえず選考を最後まで受けてみるということでもいいと思います。後悔しないよう、よく考えて選択をして下さいね。

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