選考辞退をする時の電話・メールでの連絡方法とは?

 

選考辞退をしたくなったときの電話・メールでの連絡方法

就活を進めていくと面接の途中で選考辞退をしたくなる場合もあるでしょう。

 

「自分が思っていた企業の姿と違った」「第一志望の企業から内定をもらった」

 

そんな時の選考辞退は悪いことではありません。しかし、面接辞退の連絡方法については注意するべきです。

 

そこで今回は選考辞退をする際のマナーや電話・メールでの連絡方法について解説します。

 

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選考辞退はマナーを守れば問題ない

就活生の中には選考辞退をしていいのか分からない人もいるでしょう。

 

「面接の途中で選考辞退をしたら採用担当の人に怒られるのではないか」「なんだかとても失礼なことを自分はしているかも」など深く考えてしまう人も多いと思います。

 

しかし結論から言うと、基本的に選考辞退はよくあることですし、採用担当者も特に驚いたりはしません。

 

面接の途中で学生が辞退することも想定して採用活動を行っています。なので選考辞退をすること自体には問題はありません。

 

ただ選考辞退をする際に、マナーだけは気をつけて下さい。マナーというのは電話やメールで連絡するときの時間帯や言葉遣いなどです。

 

「どうせ辞退するしもういいや」という気持ちで連絡をすると、その気持ちや態度は必ず相手に伝わります。

 

面接を辞退するとしても時間を割いてくれた企業側にお礼の意をこ込めて連絡することが重要です。

選考辞退を伝えるのは、電話とメールどっちが適切か?

 

大前提選考辞退をする際のポイントは、なるべく早く面接辞退の意思を企業に伝えることです。

 

もし選考辞退の意思が固まったのなら、迅速に採用担当者に連絡しましょう。

 

相手の気持ちになって考えて下さい。企業は自社の将来を担う優秀な人材を確保するために、採用活動を長い期間かけて行っています。

 

あなたが一次・二次選考に進んでいるということは、もしかしたら内定を出しの候補者かもしれません。

 

そんな考えを企業側が持っていたとしたら、あなたが辞退してしまったら改めて代わりになる人材を見つける必要があります。

 

再度選考を1からとなると時間も労力もかかるので、早めに意思を伝えましょう。こういった気遣いは入社した後のビジネスシーンにも関わってくる重要なポイントとなります。

 

今後のためにも「すぐに連絡をする」ということは覚えておくといいでしょう。

連絡手段としては電話かメールのどちらかになります。選考や面接回数にもよりますが基本的に電話で伝えることがマナーです

 

その理由としては、選考辞退の旨が迅速に伝わるかという観点だと、電話のほうが妥当なためです。

 

選考辞退というのは会社としても面接のスケジュールや採用計画を変更をせざるを得ない出来事です。会社として一刻も早く計画を立て直したいはず。

 

そのため、電話の方が連絡手段として理想です。

 

また、メールだと、採用担当者がそのメールを見逃す可能性があります。

 

採用担当者が複数の仕事を兼任しているということもあります。そうなると日々業務連絡のメールやクライアントからのメールなど様々なメールが届きます。

 

その中で見逃してしまうということも起こり得ます。一方で電話であれば必ず誰かが取ってくれます。

まとめると、

間違いなく確実に選考辞退の内容を伝えることができる、丁寧な印象も相手に伝えられる。この2つの理由から、面接選考の辞退は電話で連絡をしましょう。

選考辞退電話のかけ方とマナーを確認しよう

どういったかけ方をするべきか、電話のマナーは何か、わからない就活生も多いのでは?

 

仮に悪気がなかったとしても、電話のマナーを知らないと何気ない行動が失礼にあたる場合もあります。

 

ここでは電話で選考辞退の連絡をする際に意識してほしいことをお話します。

選考辞退を電話で連絡する時間帯

選考辞退の連絡をする際には時間帯を気にしましょう。企業の営業時間内に連絡するのがマナーです。

 

一般的には電話で連絡する時間帯は、朝の10時~夜の19時ぐらいまで。

 

基本的に企業の営業時間内に電話することがマナーの一つです。

 

営業時間外の電話は繋がらなかったり、担当者がいないことが多いのでかえって迷惑になってしまいます。

 

また営業時間内の連絡だったとしても避けたほうがよい時間帯はあります。例えば始業時間の8時から9時の間、お昼時間の12時~13時の間は電話連絡は避けましょう。

 

始業時間は朝礼や打ち合わせなど業務が立て込んでいる可能性が高い。そのため、担当者に電話を取り次いでもらえなかったり、対応してもらえない可能性があります。

 

お昼時は通常休憩時間となりますので、担当者不在で連絡が滞る可能性があります。

 

また、限られた休憩時間に選考辞退の電話を行うのは相手にとって負担です。なるべくお昼時も避け、ある程度業務がスムーズに流れているお昼すぎから夕方を狙って電話をするのがいいでしょう。

面接の前日に選考辞退をする際の注意点

「ぎりぎりまで連絡が遅れてしまった」「内定を今日もらったので、他の企業の選考を辞退したい。」

 

このように面接の前日に選考辞退をしたくなったケースがあると思います。その際の注意点は、企業の営業時間内かつお昼時を避けて連絡すること。

 

加えて、極力早い午前の時間帯に連絡するようにしましょう。

 

理由としては、面接直前に1人の学生が選考辞退した場合、面接官のスケジュール調整や面接で通過させる人数の計画を変更する必要があるためです。

 

そのため前日に選考辞退をする場合、極力早い時間帯に連絡した方が親切でしょう。

面接当日に選考辞退をする際の注意点

次は、面接の当日に選考辞退をする際の注意点です。

 

面接当日に選考辞退を行う場合の注意点は2つ。

 

1点目は、本来の面接予定時間の2~3時間前には連絡すること。

 

2点目は、当日ぎりぎりの選考辞退に対して丁寧に謝罪と理由を述べること

 

就活生が選考当日に辞退することは採用担当にとって非常に困る事態です。

 

例えば、面接官が事業部で働く社員の場合、採用担当は忙しい業務の合間を奪って、面接官を務めてもらっているわけです。

 

なのに、その就活生が選考に来なければ、採用担当は貴重な面接官の時間を奪うことになります。

 

当日の連絡は場合によっては企業から怒られるというケースもあるかもしれません。

 

このように、面接・選考辞退は企業に一定の迷惑をかけると認識した上で、誠意ある対応を取りましょう。

選考辞退をするときは、定休日の確認を欠かさないように

選考辞退の電話をかける際に企業の定休日を確認しましょう。基本的に土日祝日休みの企業が多いかと思います。

 

業界によっては平日に定休日を設けているところも当然ありますので、事前に確認すべきです。

 

緊張しながら電話をかけたのに電話口からお休みのアナウンスが流れてくると、気が抜けて後日改めて電話する気がなくなってしまいます。

 

電話する前に相手の状況を確認すること忘れずに行って下さい。

選考辞退の電話をかける場所にも注意

面接辞退の電話をする際はかける場所にも注意しましょう。

 

地下鉄の駅内などは電波が悪いため、電話で連絡するには不適切です。。

 

また人混みや駅のフォームなども騒音が気になるので電話をかける場所としてはあまり適してないでしょう。

 

選考辞退の旨を確実に伝える、そして謝罪やお礼の意を伝えるためにも、電話をかける場所に配慮しましょう。

選考辞退を電話で連絡する例文

『お忙しいところすみません。○月○日○時から面接のお時間を頂いている【大学名・氏名】と申します。

 

この度、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。これまでお時間を割いて頂いたのにも関わらず、大変申し訳ございません。

 

本日採用担当者の方はいらっしゃいますでしょうか。

 

(採用担当者に変わってもらったら、同じ内容を繰り返す)』

 

電話で辞退する際にも、辞退させて頂きたい意思だけでなく、辞退に至った理由そして今まで時間を割いて頂いたお礼も合わせて伝えましょう。

 

辞退する理由は「一身上の都合により」という言い方で大丈夫です。もし理由を聞かれたとしたら正直に答えてもいいですし、社交的な回答でも大丈夫です。

 

  • 他社様より内定を頂いたため
  • もう少し検討をしてみるという結論に至ったため
  • 改めて熟考したところ、やはり学業に専念したいと思いに至り進学という結論に達したため

 

これらのような返答でいいかと思います。選考辞退の理由を聞いてくる企業はあまりないかと思います。

 

ここは正直に答える必要もありませんので「もし電話でいろいろを質問してきたら」というような心配はしなくて大丈夫でしょう。

選考辞退メールの書き方を例文で確認しよう

極力電話で選考辞退を連絡することががベストな対応です。

 

とはいえメールでの連絡が禁止というわけではありません。

 

選考が始まった直後や次の面接まで1週間近くあるなど、場合によってはメールで連絡してもよいでしょう。

 

ただしメール文は形として残るものです。こちらも電話同様相手に不愉快な思いをさせないようメール送信時には細心の注意を払って下さい。

選考辞退のメール文の例

『件名:貴社面接の辞退

本文

株式会社●●●●●

人事部

○○○様

 

お世話になっております。

○月○日○時から面接のお時間を頂戴しております【大学名・氏名】と申します。

この度は、一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。

お忙しい中、面接の日程を組んでくださったのにも関わらず、誠に申し訳ありません。

どうぞご了承下さいますようお願い申し上げます。

未筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○大学○○学部4年 【氏名】』

選考辞退メールで連絡する際のポイント

選考辞退のメール文は簡潔に

例文を元に解説していくと、何のメールか結論を文章の最初で伝えましょう。今回だと選考辞退をするということです。

 

辞退理由を長々と書いてしまうと読み手にとってストレスになります。また、遠間しな表現や気を遣って曖昧な表現になってしまうと、何のメールなのか判断がつかず、相手も困惑してしまいます。

 

辞退するのであればしっかり「辞退」という言葉を使い、はっきりと意思表示をしましょう。

心配なら添削してもらう

日常生活でビジネスメールを送ることがめったにないため、いまいち言葉遣いや内容があっているか不安に感じるのではないでしょうか。

 

そんなときは第三者に一度添削してもらいましょう。第三者に見てもらうことで自分では気づけなかった「誤字脱字」も防ぐことができます。

 

選考辞退は企業にとってあまりいいものではありません。メールを受け取っても不愉快に感じない内容か、細部まで確認をきちんとしましょう。

メールに対して採用担当の返信がなかったら

メールで選考・面接辞退の連絡をしたものの、特に返信のメールがない場合は、電話で確認した方がよいでしょう。

 

こちらが送ったと思っても、もしかしたら迷惑メールに振り分けられている可能性もありますし、担当者が忙しくメールを見ていないという場合もあります。

 

 

そのため、返信がない場合は、採用担当者に対して再度メール、もしくは電話で確認を取るほうが確実です。

 

選考辞退は重要な連絡ですので、送ってから1日経っても返信がなければ、一度電話で連絡を入れましょう。

最後に…選考辞退は慎重に考えましょう

選考辞退をすることは悪いことではありませんが、本当に辞退してしまっていいのか連絡する前に改めてよく考えてみて下さい。

 

一度辞退してしまうとそれを取り消すことはできません。例えば自分が第一志望をしていた企業から内定をもらえたのなら他の選考を辞退するという選択はやむを得ないでしょう。

 

問題なのは、特に他の企業から内定も決まっておらず、内定をもらえそうな目ぼしい企業もない状態で選考を辞退してしまうことです。

 

その場合はどうしても辞退しないといけないことなのか、その理由とは何かを改めて考えてみて下さい。

 

内定をもらったから絶対その企業に勤めないといけないということはありません。

 

とりあえず選考を最後まで受けてみるということでもいいと思います。後悔しないよう、よく考えて選択をして下さいね。

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